一场成功的订货会，绝非临时拼凑的“聚会”，而是涵盖筹备、召开、后续三个阶段的系统工程，每个环节都至关重要。
一、场地与流程
筹备阶段是基础，通常需要提前1-3个月启动。品牌方首先要明确订货会的主题、时间、地点，主题需贴合品牌定位与新品特色，如某运动品牌的“科技赋能”主题订货会，突出产品的功能性；地点则根据规模选择，大型订货会多在会展中心，小型订货会可在品牌总部或酒店举办。提前1-2个月定好场地，并设计一个简单高效的流程，比如签到、入住、餐饮、培训，走秀、订货、抽奖等环节。
二、产品与物料
样品准备、物料制作、政策制定是核心工作——样品要保证质量与代表性，产品手册需清晰标注规格、价格、供货周期。
三、明确目标
先想清楚你开订货会的目的，是想完成多少销售额，还是想招商，或者只是单纯地让老客户备货?目标不同，策略也不同。订货政策则要明确折扣、返利、售后等关键条款，吸引采购方下单。
四、精准邀约
其次，要筛选并邀请采购方，核心采购方需专人对接，发送定制化邀请函。把客户分三类来邀约，效果更佳。
老客户:给予专属折扣或礼品，让他们有被重视的感觉。
意向客户:通过电话和微信强调“限时优惠”，制造紧迫感。
新客户:利用朋友圈广告或行业群发邀请函，扩大影响力。
这时可以提前预定拍摄品牌订货会短片等，等订货会接受后借助行业媒体、社交平台等渠道扩大曝光，激发潜在客户参会兴趣与合作意愿，为订货会积累更高的关注度。同时，可引入参会系统，而联欣科技的参会系统，能为筹备工作注入强大动能，尤其适用于showroom设计师品牌环节。在报名邀约阶段，系统可实现定制化报名信息收集，同时，系统后台能实时追踪报名进度，相关信息会自动同步至数据库，无需工作人员手动录入，极大降低了信息误差与沟通成本。对于签到环节，系统支持多种便捷签到方式，提升了签到效率，避免了现场排队拥堵的问题，还能实时生成签到数据报表，让主办方清晰掌握参会情况。此外，会务系统还能实现会前行程提醒、资料提前同步等功能，参会者可通过提前获取订货会议程、产品手册等关键信息，为订货会的顺利开展筑牢基础。
订货会的成功，70%取决于会前的准备工作。这一步直接决定了你的订单量和客户满意度。